Despedida para Visitantes del Blog Sistema de Información Gerencial

En estos últimos meses hemos nutrido nuestros conocimientos con muchos temas interesantes, empezando con la utilidad  de los sistemas de información  para las organizaciones y enfatizando en los Sistemas de Información Gerencial; su composición, utilidad, objetivo, tecnología, desafíos, su futuro y su función en el siglo XXI, entre otros. Nos complace mucho las visitas, los seguidores de este Blog  y los comentarios que se han publicado. Esperamos que los temas aquí tratados sean útiles para el enriquecimiento intelectual, además de que se puedan aplicar a las organizaciones interesadas en las ventajas competitivas y los conceptos que conlleva la implantación de un Sistema de Información Gerencial. Esperamos que los temas aquí tratados fueran de su interés y que sean un medio de información que puedan aplicar a sus vidas.  Los invitamos cordialmente a que sigan comentando en las publicaciones.

"La vida es aprendizaje, cuando dejes de aprender, mueres"

Tom Clancy

SIG del siglo XXI

 En nuestro pasado post, vimos los diferentes tipos de software para un SIG, pero es de vital importancia conocer cual es la herramienta del "Momento", esta herramienta sin ninguna duda es Business Analitycs, ya que en la actualidad los CIOs están promoviendo e impulsando la innovación.

"A medida que la economía se recupera y los CIOs miran más por conducir la transformación de sus empresas, su papel está evolucionando para estar cada vez más asociado con la extracción de valor de la tecnología y mejorar la visión de sistemas complejos", dijo Ed Abrams, vicepresidente de marketing a nivel mundial de empresas del mercado medio de IBM. "Los CIOs que se consideran overperformers son conscientes de su mayor impacto en la organización - y están constantemente recurriendo a la analítica y a la nube para alcanzar sus objetivos visionarios."

Ademas del hecho de un nuevo estudio mundial revelo que los CIO de medianas y grandes empresas utilizan Business Analytics para impulsar la innovación y el crecimiento

Ahora explicaremos un poco lo que significa Business Analytics, para entender de una mejor forma el porque esta herramienta es una de las mas usadas actualmente por las organizaciones.

Business Analytics es el término que identifica la más reciente generación de sistemas de información gerencial, los cuales utilizan los últimos avances de las tecnologías de información y comunicaciones para generar conocimientos en profundidad (insights) sobre el negocio, utilizando la gran masa de datos residente en los sistemas empresariales de hoy. Estos hacen posible la rápida adaptación de la empresa a las cambiantes condiciones del entorno actual, el manejo compartido y colaborativo de las decisiones, la medición de resultados y la asignación y seguimiento de responsabilidades.

            

Business Analytics es por lo tanto mucho más que una herramienta para generar, revisar, o analizar información. Es un sistema completo de gestión que cubre todo el ciclo de negocios de la organización, con el propósito de optimizar los resultados empresariales.

Los sistemas de Business Analytics incorporan herramientas de reporteo y consulta, planificación, presupuesto y proyección (forecast), tableros de control y de mando (scorecards, control pannels), inteligencia de negocios (business intelligence), reportes financieros y herramientas de consolidación, además de herramientas de análisis estadístico y control de riesgo.

En el siguiente video se puede evidenciar el impacto que tiene el poseer Business Analitycs, y el como nos puede proveer conocimiento de gran profundidad de nuestro negocio.

Software para un SIG

Software para la redacción de informes

En la actualidad ahí dos tipos diferentes de software para la generación de reportes para un MIS, los cuales son: los de redacción de informes y el modelado matemático. 

El software de Redacción de Informes consiste en programas que producen informes tanto periódicos como especiales.
Un Informe periódico se prepara según cierto programa y un informe especial se prepara cuando sucede algo fuera de lo ordinario.
  

Software para el modelado matemático

El segundo tipo de software de MIS adopta la forma de modelos matemáticos. Un modelo es una abstracción de algo, que representa un fenómeno, un objeto o una actividad. El fenómeno se denomina entidad. Si un modelo representa una compañía, la compañía es la entidad.

Los modelos matemáticos pueden ser:
· Estáticos o dinámicos: representa el comportamiento de la organización (entidad) a lo largo del tiempo.
· Probabilísticos o deterministas: modelo que incluye probabilidades.
· Optimadores o suboptimadores: selecciona la mejor solución entre las alternativas.

 

 

Ambos tipos de software, extraen información relevante de una base de datos centralizada, pero en este caso la información podría arrojar datos basura, debido a que la información no esta depurada. Para esto es necesario una herramienta ETL

 

Con esto se potenciara el uso del MIS, para que definitivamente los reportes gerenciales generen valor agregado dentro de las organizaciones.

El Futuro De Los Sistemas De Información Gerencial

Históricamente los SIG han sido una herramienta de gestión para brindar apoyo a la toma de decisiones dentro de la organización, esto basado en la información obtenida de todos los departamentos de la empresa. La tecnología ha avanzado y lo seguirá haciendo mejorando en gran medida la eficacia del SIG. Con el gran avance que han tenido los SIG ya podemos calcular todos los datos financieros, el seguimiento de miles de millones de pedidos y seguir el movimiento de un producto a través de las fronteras nacionales e internacionales, entre otros. Ahora podríamos preguntarnos ¿Qué más se puede hacer?. Entre conjeturas se dice que el tema va relacionado con la portabilidad y la automatización que está dando inicio con la revolución tecnológica que nos presentan los dispositivos móviles  Los principales minoristas están trasladando sus sistemas de inventario para dispositivos. El futuro de  los MIS consistirá en dispositivos que estarán conectados a un MIS que podrá hacer casi todo por si mismo, excepto tomar decisiones  El futuro de los SIG permitirán a las empresas personalizar sus productos para enfocarse en el consumidor.

Algunas tendencias para los SIG son las siguientes:

Planificación de recursos empresariales (ERP): Con la globalización de los mercados económicos, las empresas han buscado la manera de mejorar su capacidad de recopilar y reportar información financiera a la administración para la toma de decisiones eficaces. Los ERPs llenan este vacío, al permitir a las empresas utilizar un sistema informático para registrar eficazmente toda la información de la empresa.

Redes: Otra tendencia en SIG es la capacidad para que las empresas estén conectadas en la red con otras empresas para fines comerciales.  Un SIG se asegura  que la gestión de toda la información pertinente para estas operaciones de negocio, lo que les permite revisar la eficacia de sus operaciones.

Data Mining: Una tendencia importante en el SIG es la capacidad de las empresas a utilizar las herramientas de minería de datos para recopilar información sobre las compras de consumidores y otras tendencias económicas. Esto permite la gestión de traducir esta información en los objetivos y orientaciones para las operaciones futuras del negocio. Las empresas pueden utilizar sus cifras internas en el SIG para medir la eficacia de sus técnicas de minería de datos externos.

Educación: Como los SIG se hace más frecuente en las empresas, muchos colegios y universidades han desarrollado programas educativos para formar a los estudiantes en estos programas. La mayoría de los títulos son programas de cuatro años de bachillerato que combinan cursos de negocios en general con una mezcla de programación de computadoras y clases de gestión.

Carreras: Los SIG han dado lugar a una nueva carrera en la gestión de bases de datos y consultoría. De acuerdo con la Oficina de Estadísticas Laborales (BLS), la tasa de crecimiento de puestos de trabajo en el campo de SIG se espera que crezca un 21% o más desde 2006 a 2016. Los ingresos pueden variar desde $ 83.000 a $ 109.000 dependiendo de la industria o de posición, según el BLS.

Desafíos De Un Sistema De Información Gerencial

En esta semana dejamos un tema importante, a que obstáculos se ve enfrentado el encargado de la implementación de un sistema de información gerencial, estos son los desafíos que debe enfrentar la implantación de un Sistema de Información gerencial.

1. El coste de creación y mantenimiento: Los equipos necesarios para el funcionamiento del sistema y el mantenimiento son muy costoso, además del coste de los sistemas de seguridad. Como vemos son en una etapa inicial obstáculos para el uso de un SIG en las organizaciones.

2. Altos costos de capacitación: Como lo habíamos mencionado antes, la capacitación debe ser uno de los requisitos para la implantación de una solución como estas, sin embargo el costo de esta capacitación puede ser elevado y en el planteamiento de la solución para la organización puede ser un impedimento.

3. El error humano: Uno de los factores que siempre debe tenerse presente en el funcionamiento de un sistema es que las personas pueden caer en errores que pueden afectar la eficiencia del sistema, esto puede dar lugar a problemas que se convertirán en perdida de tiempo y eventualmente que no se logren visualizar buenos resultados.

4. Exceso de información: A menudo se almacena y gestiona demasiada información que no puede ser muy útil para la organización y limitará el funcionamiento correcto del sistema, esta "infoxicación" puede afectar al mal uso del Sistema de información gerencial. El exceso de información puede ser tan perjudicial como no tener o tener muy poca información.

5. Información inoportuna: A veces la información es inoportuna, esto ocurre en el caso de que se solicite la información pero esta información no llega en el momento indicado o no contiene lo necesario, al ocurrir esto no se utiliza la información efectivamente y se está desperdiciando recursos y tiempo, el sistema debe poder tener la capacidad de corregir estos inconvenientes.



Para finalizar quisiéramos dejar un video muy interesante sobre la innovación y los sistemas de información inteligentes que ayudan a construir un planeta más astuto.

Enlace del Video

Prerrequisitos para obtener un efectivo SIG

Algunos de los requerimientos para la implementación de un efectivo Sistema de Información Gerencial son los siguientes: 

1.Gestión de Personal Calificado: El requisito de un SIG eficaz es que debe ser manejado por personal calificado. Los empleados que entrarán en interacción con el SIG deben conocer las funcionalidades y responsabilidades de cada uno de ellos y las de sus compañeros. Para ello, cada organización debe tener dos categorías de funcionarios:

    • Expertos en Sistemas e informática que no solo tengan experiencia en su área, sino que también debe ser capaces de entender los conceptos  administrativos para facilitar la comprensión de los problemas planteados. También deben tener claro el proceso de toma de decisiones y los requerimientos de información para la planificación.

    • Expertos en administración personal que también debe entender muy claramente los conceptos y las operaciones de un computador. Este conocimiento básico de las operaciones que se pueden lograr con el computador será útil, los colocará en una posición cómoda, mientras se trabaja con el sistema de información.

2.Perspectiva Futurista: Un SIG eficaz debe ser capaz de responder a las necesidades futuras de sus ejecutivos. Esta capacidad se puede lograr mediante la supervisión periódica y actualización del SIG.

3. El apoyo de la alta dirección: Debe contar con el pleno apoyo de la alta dirección. Las razones para esto son:

•  Los administradores subordinados suelen ser letárgicos en las actividades que no reciben el apoyo de sus superiores.

• Los recursos que intervienen en el sistema de información son más grandes y están creciendo más y más en vista de la importancia adquirida por el sistema de gestión de la información.

4. Base de datos común: Es una colección integrada de datos e información que es utilizada por varios subsistemas de información de una organización. Es un archivo que integra datos e información de diferentes  fuentes.

5. Control y Mantenimiento del SIG: El control y mantenimiento da alusión al correcto funcionamiento del sistema. Con frecuencia los usuarios desarrollan métodos de atajo sin proveer que estos pueden disminuir la eficiencia.

Para finalizar la publicación de esta semana queremos agregar un vídeo de un caso de éxito de la implantación de un SIG en un hospital esperamos sea de su agrado y no olviden dejar sus comentarios.

Vídeo Caso de Éxito SIG

Entradas, Procesamiento y salidas en un SIG

Como se mencionó anteriormente los sistemas de información  gerencial basan su trabajo principalmente en cuatro actividades: recolección o entrada, procesamiento y salida de datos, pero ademas de esto encontramos un paso no descrito antes el cual es el almacenamiento de información, a continuación explicaremos cada una de estas características:

• Entrada: Se denomina así a la captura o recolecta de datos en bruto, tanto del interior de la organización como de su entorno externo. La entrada puede ser manual o automática, pero de la validez que contengan dichos datos dependerá en gran medida la veracidad y exactitud de la información de salida.

                                                      

• Almacenamiento: Como su nombre lo indica es archivar esta información en algún medio para su posterior tratamiento, puede ir desde simples archivos a extensas y complejas bases de datos.

                                                 

• Procesamiento: Supone la conversión de los datos en salidas útiles para los interesados, este proceso se lleva a cabo mediante cálculos, análisis y operaciones que pueden variar su complejidad. Como en la entrada, el procesamiento también puede llevarse a cabo de manera manual o automática.

                                                

• Salida: Se entiende como salida en este caso la transferencia o distribución de la información procesada previamente, a los gerentes de la organización mediante reportes gerenciales, para la toma de decisiones.

                                                  

Este “ciclo” se completa con un quinto paso descrito como retroalimentación, que es la salida que se devuelve al personal adecuado de la organización para ayudarle a evaluar o corregir la etapa de entrada, en caso de errores existe la necesidad de corregir estos, incluso no solo los datos de entrada, sino también algún proceso que no satisfaga total o parcialmente la información de salida deseada o esperada.

Caracteristicas de un buen SIG

Los SIG deben ser acertados y evitar incluir estimados o gastos probables. Basar decisiones en estimados puede llevar a excesos de gastos o bajas ganancias de futuras operaciones.

 

Los sistemas de información gerencial deberían asemejarse a un triángulo invertido. Las etapas tempranas de la recopilación de la información deberían ser exhaustivas incluyendo todos los tipos de información con los que cuenta la empresa. La gerencia delimita el proceso de toma de decisiones, la información es refinada hasta incluir sólo las piezas más relevantes.

 Los SIG se apoyan en datos y flujos de datos que ya existen en la organización

·         Los SIG generalmente ayudan a tomar decisiones empleando datos del pasado y el presente.

SIG

Los SIG deben dar lo que se espera por la inversión, ahorrar tiempo y ser un sistema de recopilación de la información eficiente. La mayoría de estos sistemas se desarrollan internamente, creando costos que no pueden ser transferidos a los clientes.

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      Los SIG apoyan decisiones estructuradas en los niveles de control operativo y administrativo, pero también son útiles para las actividades de planificación de los administradores de nivel superior.

·        Los SIG generalmente están orientados hacia los informes y el control; están diseñados para informar acerca de las operaciones existentes y, por tanto, para coadyudar al control cotidiano de las operaciones.

      

      Aunque los SIG tienen algunas desventajas como lo son:

         

            Los SIG son relativamente inflexibles.

       

       Los SIG tienen poca capacidad analítica.

·         Los SIG tienen una orientación interna, más que externa.