Por que es fundamental implementar un SIG en las organizaciones

En esta semana les comentaremos la importancia del porque necesitamos adquirir e implementar un SIG en nuestras organizaciones y que ventajas obtendríamos a partir de esta.

Las razones pueden ser muchas, pero pueden resumirse en estas:

Anticipación: Adelantarse a los hechos es crucial si se quieren lograr los objetivos estratégicos de la empresa.   

Oportunidad: Para lograr un control eficaz de una organización, se deben tomar a tiempo medidas correctivas en caso de ser necesarias, antes de que se presente una gran desviación respecto de los objetivos planificados con anterioridad.

Desempeño: Para definir acciones correctivas el Management de la compañía debe hacer seguimiento al desempeño de sus distintas áreas estratégicas a través de KPI´s (Key Performance Indicators), o en español indicadores de desempeño.

Cantidad: Es probable que los gerentes casi nunca tomen decisiones acertadas y oportunas si no disponen de información suficiente, pero tampoco deben verse desbordados por información irrelevante e inútil (redundancia), pues ésta puede llevar a una inacción o decisiones desacertadas.

Relevancia: Focalización en los procesos críticos de negocios para garantizar el crecimiento sostenible de la empresa.

Objetivos y Necesidades que Suple Un Sistema de Información Gerencial

El objetivo del Sistema de Información Gerencial es proporcionar información para el soporte a la toma de decisiones estructuradas y con esto lograr que las metas y objetivos de negocio sean logrados de manera más eficiente. Puesto que la toma de decisiones no está restringida a un determinado nivel, se espera que el SIG apoye a todos los niveles de gestión en la realización de las operaciones de negocio.

 

Algunos Objetivos específicos son: 

• Capturar datos: El SIG captura datos de diversas fuentes internas y externas de la organización. 
• Procesar datos: Los datos capturados se procesan para convertirlos en información necesaria.
• Almacenar la información: El SIG almacena los datos procesados ​​o sin procesar para su utilización en el futuro. Si alguna información no es inmediatamente necesaria, se almacena como una organización  de registros, para su posterior uso.
• Recuperar la Información: El SIG recupera la información de sus almacenes de datos a medida que es requerida por varios usuarios.
• Difusión de la información: La información, que es el producto Final del proceso realizado por el SIG, se difunde a los usuarios de la organización. Esta difusión es periódica.

Los Sistema de información y la tecnología de la información se han convertido en un componente vital de cualquier negocio exitoso, por esto es vital darles la importancia que merecen. Los SIG son importantes porque todos los negocios tienen una necesidad de información acerca de las tareas que han de llevarse a cabo. La información siempre ha sido importante, pero nunca ha estado tan disponible, tan actual y abrumadora. Se han hecho esfuerzos para la recolección y recuperación de información, sin embargo, aún existen retos en el análisis y selección e interpretación de la información que mejorará aún más la toma de decisiones y productividad. 

Algunas Necesidades que cubre son:

• Apoyo a los Procesos de Negocio: Se usa para tratar entradas como una solicitud del cliente y salidas como los servicios a los clientes y soporta operaciones actuales.
• Apoyar la operación de una organización empresarial: El SIG apoya las operaciones de una organización empresarial, facilitando la información oportuna, conservación y el acrecentamiento que proporciona flexibilidad en la operación de una organización.
• Apoyar la toma de decisiones: El SIG apoya la toma de decisiones de los empleados en sus operaciones diarias. También con los directivos en la toma de decisiones para alcanzar las metas y objetivos de la organización. Diferentes modelos matemáticos y herramientas de TI se utilizan para el propósito de evolución de las estrategias para satisfacer las necesidades competitivas.
• Estrategias para una organización: Hoy en día cada negocio se está ejecutando en un mercado competitivo. SIG apoya la organización para desarrollar estrategias apropiadas para el negocio establecidas en un entorno competitivo.

Sistemas, Sistemas de Información y Sistemas De Información Gerencial

Dando un resumen general de lo que hasta ahora hemos expuesto, partamos de la idea de que un sistema es un conjunto de elementos relacionados entre sí, como referencia un ejemplo de un sistema puede ser el sistema nervioso del cuerpo humano. Entrando al tema empresarial existe el sistema organizacional que está compuesto por diferentes unidades como: mercadotecnia, manufactura, ventas, investigación, embarques, contabilidad, personal, etc. Estos componentes trabajan juntos para crear unidades que beneficien tanto a los empleados como a los accionistas de la compañía.

Todo sistema organizacional tiene un grado de dependencia en una entidad abstracta denominada sistema de información (SI), estos sistemas permiten compartir la información entre los diferentes componentes organizacionales. Los sistemas  emplean un modelo de control básico que consiste en: un estándar para lograr un desempeño aceptable, un método para medir el desempeño actual, un medio para comparar el desempeño actual contra el estándar y un método de retroalimentación. La finalidad de los sistemas de información es procesar entradas, mantener archivos de datos relacionados con la organización y producir información, reportes y otras salidas. Dentro de estos SI existen subsistemas que incluyen hardware, software, medios de almacenamiento, etc. Que permiten que la información sea gestionada de la mejor manera.

Un sistema de información gerencial proporciona a los administradores informes basados en flujos rutinarios de datos y ayuda al control general de la organización. Para que se lleve a cabo la implementación de un SIG debe tenerse completa claridad que la información oportuna no significa tener el último documento registrado en este sistema. La información gerencial se produce con base en movimientos históricos, tendencias, y análisis sobre proyecciones. También se debe tener en cuenta que la información transaccional no es suficiente, se requieren definiciones de indicadores que normalmente tienen componentes externos a la organización. No tiene sentido establecer un SIG en empresas que no manejan objetivos claramente definidos y difundidos.

Elementos y Areas Relacionados con un SIG

Proporciona la información que será empleada en el proceso de decisiones administrativas, con esta solución es posible anticipar los requerimientos de información más comunes. Las empresas necesitan que la información que poseen sea información actualizada, confiable y completa para poder tomar decisiones; para que la información cumpla con esos requisitos se puede hacer uso de un SIG ya que éste es un sistema de información de apoyo a las decisiones.

Las diferentes áreas directivos y personal que se encargan de tomar decisiones a partir de los datos de las organizaciones, deben poder acceder a la información por medios formales (informes administrativos y estadísticas) e informales (reuniones, charlas y rumores), lastimosamente estos medios llegan tarde, llegan en un formato que no es confiable, dan pie para dudas y muchas veces no se entienden. Algunas de las áreas que usan un SIG pueden ser:

Cuáles son los problemas de las organizaciones comúnmente para llegar a pensar en la utilización de un Sistema de Información Gerencial:

-  Los problemas empresariales(disminución de la disponibilidad de los recursos escasos y la competencia) permiten que se desee obtener información de calidad que permita tomar acertadas decisiones.

- “Es reconocido que la gerencia de información es la base fundamental de una gerencia estratégica adecuada”.