Prerrequisitos para obtener un efectivo SIG

Algunos de los requerimientos para la implementación de un efectivo Sistema de Información Gerencial son los siguientes: 

1.Gestión de Personal Calificado: El requisito de un SIG eficaz es que debe ser manejado por personal calificado. Los empleados que entrarán en interacción con el SIG deben conocer las funcionalidades y responsabilidades de cada uno de ellos y las de sus compañeros. Para ello, cada organización debe tener dos categorías de funcionarios:

    • Expertos en Sistemas e informática que no solo tengan experiencia en su área, sino que también debe ser capaces de entender los conceptos  administrativos para facilitar la comprensión de los problemas planteados. También deben tener claro el proceso de toma de decisiones y los requerimientos de información para la planificación.

    • Expertos en administración personal que también debe entender muy claramente los conceptos y las operaciones de un computador. Este conocimiento básico de las operaciones que se pueden lograr con el computador será útil, los colocará en una posición cómoda, mientras se trabaja con el sistema de información.

2.Perspectiva Futurista: Un SIG eficaz debe ser capaz de responder a las necesidades futuras de sus ejecutivos. Esta capacidad se puede lograr mediante la supervisión periódica y actualización del SIG.

3. El apoyo de la alta dirección: Debe contar con el pleno apoyo de la alta dirección. Las razones para esto son:

•  Los administradores subordinados suelen ser letárgicos en las actividades que no reciben el apoyo de sus superiores.

• Los recursos que intervienen en el sistema de información son más grandes y están creciendo más y más en vista de la importancia adquirida por el sistema de gestión de la información.

4. Base de datos común: Es una colección integrada de datos e información que es utilizada por varios subsistemas de información de una organización. Es un archivo que integra datos e información de diferentes  fuentes.

5. Control y Mantenimiento del SIG: El control y mantenimiento da alusión al correcto funcionamiento del sistema. Con frecuencia los usuarios desarrollan métodos de atajo sin proveer que estos pueden disminuir la eficiencia.

Para finalizar la publicación de esta semana queremos agregar un vídeo de un caso de éxito de la implantación de un SIG en un hospital esperamos sea de su agrado y no olviden dejar sus comentarios.

Vídeo Caso de Éxito SIG

Entradas, Procesamiento y salidas en un SIG

Como se mencionó anteriormente los sistemas de información  gerencial basan su trabajo principalmente en cuatro actividades: recolección o entrada, procesamiento y salida de datos, pero ademas de esto encontramos un paso no descrito antes el cual es el almacenamiento de información, a continuación explicaremos cada una de estas características:

• Entrada: Se denomina así a la captura o recolecta de datos en bruto, tanto del interior de la organización como de su entorno externo. La entrada puede ser manual o automática, pero de la validez que contengan dichos datos dependerá en gran medida la veracidad y exactitud de la información de salida.

                                                      

• Almacenamiento: Como su nombre lo indica es archivar esta información en algún medio para su posterior tratamiento, puede ir desde simples archivos a extensas y complejas bases de datos.

                                                 

• Procesamiento: Supone la conversión de los datos en salidas útiles para los interesados, este proceso se lleva a cabo mediante cálculos, análisis y operaciones que pueden variar su complejidad. Como en la entrada, el procesamiento también puede llevarse a cabo de manera manual o automática.

                                                

• Salida: Se entiende como salida en este caso la transferencia o distribución de la información procesada previamente, a los gerentes de la organización mediante reportes gerenciales, para la toma de decisiones.

                                                  

Este “ciclo” se completa con un quinto paso descrito como retroalimentación, que es la salida que se devuelve al personal adecuado de la organización para ayudarle a evaluar o corregir la etapa de entrada, en caso de errores existe la necesidad de corregir estos, incluso no solo los datos de entrada, sino también algún proceso que no satisfaga total o parcialmente la información de salida deseada o esperada.

Caracteristicas de un buen SIG

Los SIG deben ser acertados y evitar incluir estimados o gastos probables. Basar decisiones en estimados puede llevar a excesos de gastos o bajas ganancias de futuras operaciones.

 

Los sistemas de información gerencial deberían asemejarse a un triángulo invertido. Las etapas tempranas de la recopilación de la información deberían ser exhaustivas incluyendo todos los tipos de información con los que cuenta la empresa. La gerencia delimita el proceso de toma de decisiones, la información es refinada hasta incluir sólo las piezas más relevantes.

 Los SIG se apoyan en datos y flujos de datos que ya existen en la organización

·         Los SIG generalmente ayudan a tomar decisiones empleando datos del pasado y el presente.

SIG

Los SIG deben dar lo que se espera por la inversión, ahorrar tiempo y ser un sistema de recopilación de la información eficiente. La mayoría de estos sistemas se desarrollan internamente, creando costos que no pueden ser transferidos a los clientes.

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      Los SIG apoyan decisiones estructuradas en los niveles de control operativo y administrativo, pero también son útiles para las actividades de planificación de los administradores de nivel superior.

·        Los SIG generalmente están orientados hacia los informes y el control; están diseñados para informar acerca de las operaciones existentes y, por tanto, para coadyudar al control cotidiano de las operaciones.

      

      Aunque los SIG tienen algunas desventajas como lo son:

         

            Los SIG son relativamente inflexibles.

       

       Los SIG tienen poca capacidad analítica.

·         Los SIG tienen una orientación interna, más que externa.